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Content

Introduction

The Collection Registry is a free tool provided by DARIAH-DE to describe collections. This means that at this point, references to collection data are written and stored (and, if available, an access method is specified on the data) and not the data from collections themselves.In the collection registry, you can describe your collection, including technical interfaces, and you can access a much more detailed description schema (DARIAH Collection Description Data Model - DCDDM) than this is possible when publishing with, for example, Dublin Core Simple.The Collection Registry is anchored in the DARIAH-DE Data Federation Architecture  and plays an important role in the research data life cycle and in research data management. You will find further recommendations on research data management on the DARIAH-DE Website.

Scientific Collections

A scientific collection within DARIAH-DE is not defined only as digital literacy or full-text collection based solely on formal criteria. Much more, within DARIAH-DE a scientific collection could also be formed according to content, research-related or professional criteria (See report on collection concepts from DARIAH-DE II). These may have been formed from formal collections, but may also have been grouped from several other of these formal collections. In this sense, formal collections are raw data and the basis for the creation of scientific collections. These are also aggregations of research and metadata, which are compiled by scientists to answer research questions within specific research contexts and enriched with further information such as standard data or annotations in machine-readable form.

A collection of scientifically relevant research data (see Definition Oltersdorf/Schmunk 2016)

  • is the subject of scientific questions and serves the validation of statements, methods, theses, hypotheses or theories in research and teaching,
  • can be the origin and result of scientific work (research data life cycle),
  • is documented in a regular form, ideally recorded according to international standards and decorated with normative data,

  • provides information on their usage conditions (licenses), and 

  • serves to order the collection's objects and their archival storage. 

Ultimately, from the point of view of DARIAH-DE nearly all objects can be aggregated in collections. They do not have to be physical objects or their representation, but also, for example, metadata for objects or graphical evaluations or visualizations of data sets. A collection can also be a number of research data, practically a number of files.

Benefits of the Collection Registry

for existing collections, with or without a technical interface to the (digital) objects

If the files of a collection are already publicly accessible and are already provided with persistent identifiers and a memory organization is taking care of their safe storage, these files can be addressed as a collection description in the DARIAH-DE Collection Registry. If there is a technical interface to the objects of the collection, this can also be specified in the collection descriptionThus, the contents of the collection are indexed in the Generic Search of DARIAH-DE and can be found there.

for collections that are not yet publicly available and which shall be published

If the research data is available as a collection or as single files only, maybe locally on a hard drive, on a CD or in another non-publicly accessible location, the data can not be found and re-used by other interested researchers. The research data of such collections – if they are not yet be cultivated and curated – are therefore not at all sustainably available to science for the re-use. If such research results are to be stored securely and citable, they can be imported into the DARIAH-DE Repository via the DARIAH-DE Publikator. Then the research data...

  • …is stored safely in the repository,

  • …can thus be permanently referred to and cited,
  • …is publicly accessible,
  • can be described as a collection in the Collection Registry, and
  • …is then searchable in the DARIAH-DE Generic Search.

The research data is thus included in the research data life cycle and is thus available for subsequent use.

Where can I find the Collection Registry?

You can reach the DARIAH-DE Collection Registry via the DARIAH-DE Portal or directly via this

Link to DARIAH-DE Collection Registry

To use the DARIAH-DE Collection Registry, please log in with your DARIAH or Federation account. If you do not have a DARIAH account, you can apply for it here.

How do I use the Collection Registry?

How do I sign up?

If you have opened the page for the Collection Registry, first, the start page appears. On the right you will see a dashboard with the latest entries and changes or recent activities. In addition to the dashboard, you can see an object network consisting of all the collection descriptions and actors for the visual preparation of the content of the collection registry and it so provides an alternative access to the individual objects.


 

If you want to create a collection by yourself or want to view your personal draft versions (such as collection descriotion drafts created by the DARIAH-DE Publikator), you can sign in with your DARIAH account. To do this, go to the login button at the top right of the page. You will be redirected to the following window, please search for DARIAH and then go to Select.

The following window then appears with the actual login DARIAH AAI page (Authentication Authorization Infrastructure):

 


The advantage of this is that you only have to log in once to use all DARIAH services. From this point onwards, all services are available free of charge.

After the registration

After logging in, you should be able to see your DARIAH user name in the upper-right corner. There, you can also log out if you want to. You are now authorized to create and edit collection descriptions. You can also view and supplement your draft-versions. The next chapter explains how to create a new collection description and where to find the draft-vesions that were created automatically by the DARIAH-DE Publikator.

Create and edit a new collection description (including draft versions)

If you want to create a new collection description, you must first leave the dashboard and go To the collections.


 

Here you have access to all published collection descriptions and your personal draft-versions. Already published collection descriptions can also be edited.

  

If you would like to create a new collection, click on the following button at the upper right:

Then a page opens with the collection editor, from which you can conveniently edit your collection description. You have now created a new collection.

Within the collection editor, you now have the opportunity to describe your collection in detail and as granular as you want to. You can find these categories, which are subdivided into properties, on the left side of the collection editor:

 

Please note the Obligatory Descriptions. These are mandatory fields, which must be completed. They include the following:

 


To add the title, acronym (shortcut from the initial letters of the collection, for example, xx) and language, click on the Add Description button to go to the following input fields:


 As you can see, the obligatory descriptions aren´t that many:  

  • The language (please note: this is the language of the description set, not of the collection objects or the collection itself)

  • The title of the collection
  • If available: the acronym
  • A short description
  • The collection type indicates whether it is, for example, a digital collection
  • Rights (Collection description)
  • Access rights to the contents of the collection description


Collection descriptions and contents of a collection are subject to different license terms. If you would like to learn more about licenses, click here. 


 If you are not sure how to fill certain fields, you can use our Editor Options:

You will then see a short description for each field and expectations how they can be completed.

For the first fields, this would look like this:


Creating a new actor

When you create a new collection description, you are obliged to name an actor to the appropriate collection. You can select from a list of already created actors. If the actor is not yet existing, you have to create it initially.

An actor can be a single person or an organisation. To add a new actor, first go To the actors. If you are already logged in to the Collection Registry, the following page appears:


In the upper right corner, click Add Actor and the Actor Editor appears with various description possibilities:


The mandatory fields marked as such must be filled in. If you are finished with the entries, click Save and the newly created actor can now be found in the collection editor. 

Saving a new collection description

To save your collection description simply click on the appropriate button. The following message appears:


Your collection description is now saved as a draft for you and can only be viewed and edited by you. You can work on it any time and also delete it.

Publishing a collection description

If you are happy with your collection description and want it to be publicly available, you can publish it in the Collection Registry. Just click on:

Then your draft is now publicly visible and the status of the description also has changed. All users of the Collection Registry can now see your description and also changes are externally visible. If you have provided technical access to the collection, the collection's objects are indexed by the DARIAH-DE Generic Search and the data is now researchable there.

You still have administration rights to the collection description. This field can be found at the bottom of the description editorHere you will find the ID of the description, a version ID, the status of the current version, and a timestamp when the description was created.


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Inhalt

Einführung

Die Collection Registry ist ein von DARIAH-DE bereitgestelltes, kostenfreies Tool, um Sammlungen zu beschreiben. Das bedeutet, dass an dieser Stelle Referenzen auf Sammlungsdaten beschrieben und gespeichert (und – soweit vorhanden – eine Zugriffsmethode auf die Daten angegeben) werden und nicht die Daten von Sammlungen selbst. Sie beschreiben also in der Collection Registry Ihre Sammlung – samt technischen Schnittstellen, und Sie können dafür auf ein weit umfangreicheres Beschreibungsschema (DARIAH Collection Description Data Model DCDDM) zugreifen als dies bei der Veröffentlichung mit z. B. Dublin Core Simple möglich ist.

Die Collection Registry ist verankert in der DARIAH-DE Data Federation Architecture und spielt dort eine wichtige Rolle im Forschungsdatenzyklus und im Forschungsdatenmanagement. Weiterführende Empfehlungen zum Forschungsdatenmanagement finden Sie auf dem  DARIAH-DE Portal.

Die wissenschaftliche Sammlung

Als wissenschaftliche Sammlung werden in DARIAH-DE keine lediglich nach formalen Kriterien aufgebauten Digitalisat- oder Volltextsammlungen verstanden (siehe Report zu Sammlungskonzepten aus DARIAH-DE II ), sondern Sammlungen, die nach inhaltlichen, forschungsfragenbezogenen oder fachlichen Kriterien gebildet wurden. Diese sind dabei möglicherweise aus formalen Sammlungen gebildet worden, können aber auch aus mehreren anderen solcher formalen Sammlungen zusammengefasst worden sein. In diesem Sinne sind formale Sammlungen Rohdaten und Grundlage für die Erstellung von wissenschaftlichen Sammlungen. Diese sind darüber hinaus Aggregationen von Forschungs- und Metadaten, die von WissenschaftlerInnen zur Beantwortung von Forschungsfragen innerhalb bestimmter Forschungskontexte zusammengestellt und mit weiteren Informationen wie Normdaten oder Annotationen maschinenlesbar angereichert werden.

Eine Sammlung wissenschaftlich relevanter Forschungsdaten (siehe Definition nach Oltersdorf/Schmunk 2016)

  • ist Gegenstand wissenschaftlicher Fragestellungen und dient der Validierung von Aussagen, Methoden, Thesen, Hypothesen oder Theorien in Forschung und Lehre

  • kann Ursprung und Ergebnis wissenschaftlicher Arbeit sein (research data life cycle)

  • ist in einer regelhaften Form dokumentiert, idealerweise nach internationalen Standards erfasst und mit Normdaten ausgezeichnet

  • gibt Auskunft über ihre Nutzungsbedingungen (Lizenzen)

  • dient der Ordnung der Sammlungsgegenstände und der archivischen Sicherung

Letztlich können demnach aus Sicht von DARIAH-DE nahezu alle Objekte zu einer Sammlung aggregiert werden. Es muss sich dabei nicht um physische Objekte oder deren Abbildung handeln, sondern es können auch beispielsweise Metadaten zu Objekten sein oder graphische Auswertungen oder Visualisierungen von Datenmengen.

Die Begriffe Kollektion und Sammlung haben innerhalb von DARIAH-DE prinzipiell dieselbe Bedeutung, Kollektion wird jedoch als Übersetzung von Collection ebenfalls genutzt, z. B. im Publikator oder im DARIAH-DE Repository. Eine Kollektion bezeichnet hier genauso eine Menge an Forschungsdaten, praktisch gesehen meist eine Menge an Dateien.

Der Nutzen der Collection Registry

…für existierende Sammlungen, mit oder ohne technische Schnittstelle zu den (digitalen) Objekten

Sind die Dateien einer Sammlung bereits öffentlich zugänglich und sind idealerweise schon mit persistenten Identifikatoren versehen und es kümmert sich eine Gedächtnisorganisation um deren sichere Aufbewahrung, dann können diese Dateien guten Gewissens als Sammlung in der DARIAH-DE Collection Registry eintragen und dort beschrieben werden. Existiert eine technische Schnittstelle zu den Objekten der Sammlung, kann auch diese in der Sammlungsbeschreibung angeben werden. So werden die Inhalte der Kollektion in der Generischen Suche von DARIAH-DE indiziert und sind dort auffindbar.

…für Sammlungen, die noch nicht öffentlich verfügbar sind und die veröffentlicht werden sollen

Existieren die Forschungsdaten als eine Sammlung oder auch als Einzeldateien nur lokal auf einer Festplatte, auf einer CD oder an einer anderen nicht öffentlich zugänglichen Stelle, dann können die Daten nicht von anderen interessierten Forscherinnen und Forschern recherchiert und gefunden werden. Die Forschungsdaten solcher Sammlungen – sollten sie nicht gepflegt und kuratiert werden –, stehen der Wissenschaft für die Nachnutzung also gar nicht oder nicht nachhaltig zur Verfügung. Wenn solche Forschungsergebnisse sicher und zitierbar aufbewahrt werden sollen, können sie über den DARIAH-DE Publikator in das DARIAH-DE Repositorium eingespielt werden. Dann…

  • …werden die Forschungsdaten sicher im Repositorium gespeichert,

  • …bekommen die Forschungsdaten einen Persistenten Identifikator (die Kollektion selbst und sämtliche beinhalteten Dateien),

  • …sind so dauerhaft referenzierbar und zitierbar,

  • …sind öffentlich zugänglich,

  • …können in der Collection Registry als Kollektion beschrieben werden und

  • …sind dann in der Generischen Suche recherchierbar.

Die Forschungsdaten sind damit in den Forschungsdatenzyklus aufgenommen und stehen so für die Nachnutzung zur Verfügung.

Wo finde ich die Collection Registry?

Sie erreichen die DARIAH-DE Collection Registry im DARIAH-DE Portal von der Seite der Tools und Dienste aus oder auch direkt über diesen

Link zur DARIAH-DE Collection Registry

Um den Dienst nutzen zu können, melden Sie sich bitte mit Ihrem DARIAH- oder Föderations-Account an. Sollten Sie keinen DARIAH-Account haben, können Sie HIER einen solchen beantragen.

Wie benutze ich die Collection Registry

Wie melde ich mich an?

Haben Sie die Seite zur Collection Registry aufgerufen, erscheint zunächst die Startseite. Hier sehen Sie auf der linken Seite ein Dashboard mit den neuesten Einträgen und Veränderungen bzw. letzten Aktivitäten. Neben dem Dashboard sehen sie ein Objektnetzwerk bestehend aus sämtlichen Sammlungsbeschreibungen und Akteuren zur visuellen Aufbereitung des Inhalts der Collection Registry und um einen alternativen Zugang zu den einzelnen Objekten zu bieten.



Wollen Sie nun selber eine Sammlung anlegen oder Ihre persönlichen Entwürfe einsehen, können Sie sich mit Ihrem DARIAH-Account anmelden. Gehen Sie dafür über den Anmelde-Button oben rechts auf der Startseite. Nach Betätigung dieses Buttons werden Sie weitergeleitet zu folgendem Fenster. Suchen Sie hier DARIAH und gehen dann auf Auswählen. 

Danach sollte folgendes Fenster mit dem eigentlichen Log-In über die DARIAH AAI (Authentication Authorisation Infrastructure) erscheinen:


Der Vorteil davon ist, dass Sie sich, um alle DARIAH-Dienste nutzen zu können, nur ein einziges Mal einloggen müssen. Ab diesem Zeitpunkt stehen Ihnen alle Dienste kostenfrei zur Verfügung.

Nach der Anmeldung

Nachdem Sie sich angemeldet haben, sollten Sie oben rechts Ihren DARIAH-Nutzernamen sehen und sich dort auch wieder abmelden können. Sie sind nun berechtigt, Sammlungsbeschreibungen anzulegen und zu bearbeiten. Zudem können Sie Ihre Entwürfe einsehen und weiter ergänzen. Wie eine neue Sammlungsbeschreibung angelegt wird und wo man seine Entwürfe findet, die vom DARIAH-DE Publikator automatisch angelegt wurden, erfahren Sie im nächsten Kapitel.

Das Anlegen einer neuen Sammlungsbeschreibung und das Bearbeiten von Entwürfen

Wenn Sie eine neue Sammlungsbeschreibung erstellen wollen, müssen Sie zunächst das Dashboard verlassen und Zu den Sammlungen gehen. 


 

Hier haben Sie Einsicht in sämtliche veröffentlichte Sammlungsbeschreibungen und in Ihre persönlichen Entwürfe. Bereits veröffentliche Sammlungsbeschreibungen können ebenfalls bearbeitet werden.


Möchten Sie nun eine neue Sammlung anlegen, klicken Sie oben rechts auf:



  

Danach öffnet sich ein Fenster mit dem Sammlungseditor, über den Sie Ihre Beschreibung bequem anlegen können. Sie haben nun den Entwurf einer neuen Sammlung angelegt.


Innerhalb des Sammlungseditors haben Sie nun die Möglichkeit, Ihre Kollektion ausführlich und granular zu beschreiben. Diese in Eigenschaften unterteilten Kategorien finden Sie auf der linken Seite des Sammlungseditors:



Wichtig zu beachten sind für Sie zunächst einmal die Obligatorischen Beschreibungen. Hierbei handelt es sich z.T. um Pflichtfelder, die ausgefüllt sein müssen. Sie umfassen die folgenden Angaben:



Um Titel, Acronym (Kurzwort aus Anfangsbuchstaben der Sammlung, z. B. Bayrisches Digitales Repositorium (BDR ))  und Sprache hinzuzufügen klicken Sie nun auf Beschreibung hinzufügen sodass Sie zu den folgenden Eingabefeldern gelangen:





 Wie Sie sehen, haben die obligatorischen Beschreibungen einen relativ kleinen Umfang. So müssen lediglich angegeben werden:

  • Die Sprache (Achtung! Hierbei handelt es sich um die Sprache des Beschreibungssets, nicht der Sammlungsobjekte)

  • Der Titel der Sammlung

  • Falls vorhanden: das Acronym

  • Eine kurze Beschreibung

  • Der Kollektionstyp gibt an, ob es sich z. B. um eine digitale Sammlung handelt

  • Rechte an der Kollektionsbeschreibung

  • Zugriffsrechte auf die Inhalte der Sammlungsbeschreibung


Achtung! Kollektionsbeschreibungen und Inhalte einer Sammlung unterliegen unterschiedlichen Lizenzbestimmungen. Wenn Sie mehr zum Thema Lizenzen erfahren möchten, können Sie sich z. B. hier informieren.

Sollten Sie nicht sicher sein, wie Sie bestimmte Felder ausfüllen sollen, können Sie unsere Editor-Option oben rechts einblenden.


Daraufhin sehen Sie zu jedem Feld eine kurze Beschreibung und Erwartungen, wie diese ausgefüllt werden müssen bzw. sollten.

Für die ersten Felder sähe dies so aus:



Das Anlegen eines neues Akteurs

Wenn Sie eine neue Sammlungsbeschreibugn anlegen, sind Sie verpflichtet, einen Akteur zu der enstprechenden Sammlung zu benennen. Sie können aus einer Liste bereits angelegter Akteure auswählen. Wenn es den Akteur noch nicht gibt, müssen Sie ihn neu anlegen.

Ein Akteur kann eine einzelne Person sein oder auch eine Organisation. Um eine neuen Akteur hinzuzufügen gehen Sie zunächst Zu den Akteuren. Sind Sie bereits in der Collection Registry angemeldet erscheint folgendes Fenster:




Klicken Sie oben rechts auf Neuer Akteur und es erscheint der Akteur-Editor mit diversen Beschreibungsmöglichkeiten:



Zwingend ausgefüllt sein müssen die als solche markierten Pflichtfelder. Sind Sie mit den Eintragungen fertig, klicken Sie auf Speichern und der neu angelegte Akteur ist nun im Sammlungseditor auffindbar und nutzbar.


Das Speichern einer neuen Sammlungsbeschreibung

Um Ihre Sammlungsbeschreibung zu speichern, klicken Sie einfach auf den entsprechenden Button. Danach erscheint folgende Meldung:

Ihre Sammlungsbeschreibung ist nun als Entwurf für Sie gespeichert und auch nur für Sie einsehbar und bearbeitbar. Sie können jederzeit daran arbeiten und sie auch wieder löschen.

Das Veröffentlichen einer Sammlungsbeschreibung

Sind Sie mit ihrer Sammlungsbeschreibung zufrieden und möchten, dass sie öffentlich einsehbar ist, können Sie sie in der Collection Registry veröffentlichen. Dazu klicken Sie einfach auf:

Danach ist Ihr Entwurf öffentlich einsehbar und auch der Status der Beschreibung hat sich geändert. Sämtliche Nutzer der Collection Registry können sie einsehen und Änderungen sind ebenfalls extern sichtbar. Haben Sie einen technischen Zugang zu Ihrer Kollektion angegeben, werden die Objekte der Kollektion von der Generischen Suche indiziert und sind so dort findbar.

Sie haben weiterhin Administrationsrechte auf die Sammlungsbeschreibung. Dieses Feld finden Sie ganz unten im Beschreibungseditor. Hier finden Sie die ID der Beschreibung, eine Versions-ID, den Status der aktuellen Version und wann die Beschreibung initiativ angelegt wurde.